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QUADRANTE MATRIX - A BÚSSOLA DA SUA PRODUTIVIDADE

Em dúvidas sobre por onde começar seu dia de trabalho? Utilize um Quadrante Matrix para saber exatamente o que fazer.

Muitas vezes, ficamos empacados com dúvidas como: "Por onde começar meu dia de trabalho?" Isso é normal, temos muita coisa para fazer. Mas o problema é que concentramos e focamos em coisas que não são tão importantes ou poderiam ser delegadas para outras pessoas.

Existe uma ferramenta muito simples para ajudar com esse problema: o Quadrante Matrix. Ela ajudará a colocarmos nossas tarefas em seus devidos lugares. Ela se baseia em 4 quadrantes: o primeiro quadrante é o quadrante das urgências; o segundo, das coisas importantes; o terceiro é o quadrante das urgências não importantes; e o último, o quarto quadrante, é o das coisas sem importância.

Para utilizá-lo, basta olhar para sua lista de tarefa e ver onde se enquadra cada tarefa. Partindo disso, vai saber onde e quando começar a trabalhar. Por exemplo: Vamos imaginar que em sua lista de tarefas contenha a tarefa "instalar antivírus". Digamos que decida que essa é uma tarefa que pertence ao quadrante 1 , então, como se trata de uma urgência você toma uma medida imediata para resolve-la, no caso, instala o antivírus imediatamente. Caso coloque em outro quadrante, tratara de acordo com ele.

Abaixo, como utilizo a técnica:

Quadrante 1: Importante/Urgente

Tento tirar do meu caminho o mais rápido possível. Resolvendo, delegando para alguém experiente. Enfim, tento resolver o quanto antes. Aqui entram só aquelas urgências inesperadas que realmente precisam de um intervenção imediata.

Quadrante 2: Importante

Esse é o quadrante onde tento ficar a maior parte do tempo. Nele, coloco as tarefas que mais me trazem resultados: prevenção, criação, implantação, projetos, etc.

É normal as tarefas desse quadrante estarem fora da sua zona de conforto. É normal, por isso, adiarmos essas tarefas; temos o péssimo hábito de focar só nas urgências. Por isso, fica a dica: quanto mais tempo permanecer nesse quadrante, mas produtivo seu dia será.

Quadrante 3: Urgente/Não Importante

Eis aqui o quadrante da zona de conforto e grande culpado por aquele sentimento de impotência que sentimos quando termina o dia, olhamos para trás e percebemos que não fizemos nada. Nele, ficam aquelas tarefas que aparecem do nada — normalmente acompanhadas de pessoas apressadas. Tarefas que coloco nesse quadrante simplesmente tento delegar, e, se não for possível, deixo para fazer em um bloco de tempo previamente planejado só para a execução desses tipos de tarefas. Reservo 40min pela manhã e 40min a tarde só para tratar esse tipo de tarefa.

Quadrante 4: Não Urgentes/Não Importantes

Navegar na internet, brincar com alguma aplicação, ler algum artigo. Tudo que não é importante. Deixo isso para momentos em que eu esteja numa fila, no ônibus, esperando alguém ou alguma coisa. Momentos que de outra forma, seriam desperdiçados.

Um quadrante de alguém muito produtivo

Usar o Quadrante Matrix para organizar suas tarefas é útil para determinar qual tarefa focar sua energia e tempo. Com ele, seu dia se tornará mais produtivo e nunca mais terminará seu dia cansado e com aquela sensação de que não fez nada. Experimente, não vai se arrepender.

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